Het SPE organiseert jaarlijks drie professionaliseringsdagen voor (vrouwen)organisaties in ons netwerk. Het doel van deze bijeenkomsten is om kennis, vaardigheden en handvatten te bieden, zodat de organisaties zich verder ontwikkelen en nog meer impact kunnen realiseren. Op vrijdag 19 februari vond de eerste professionaliseringsdag van 2021 plaats. De bijeenkomst stond in het teken van jezelf online presenteren en pitchen. Pitchen daagt je uit om tot de kern te komen. De ervaring die je opdoet tijdens de workshop kan je bijvoorbeeld gebruiken tijdens online activiteiten binnen je organisatie. Verder kan je de vaardigheden inzetten bij het schrijven van projectaanvragen bij het SPE of bij andere fondsen en finacierders, maar ook tijdens netwerkgesprekken, gesprekken met nieuwe samenwerkingspartners of communicatie met het stadsdeel.
Communicatiespecialist Rebecca Trouwee verzorgt de interactieve workshop Rebecca heeft een achtergrond in personeelszaken, technologie en theater. Deze ervaring zet ze nu in bij het geven van trainingen over openbaar spreken. Volgens Rebecca is de sleutel tot het geven van een goede presentatie, pitch of speech: oefenen, oefenen en nog eens oefenen! Daarom is de workshop interactief opgebouwd met spelelementen, opdrachten en veel ruimte voor vragen en feedback.
De workshop begint met een voorstelronde, waar Rebecca de opdracht geeft aan alle deelnemers om zich in minder dan een minuut voor te stellen. Daarna krijgen de organisaties de gelegenheid om een vraag te stellen in de chat over pitchen. Veel gestelde vragen zijn:
- Hoe kan je in korte tijd je boodschap duidelijk overbrengen?
- Hoe ga je om met spanning?
- Hoe pas je je presentatie/pitch aan op verschillende doelgroepen?
- Hoe lang mag je pitch duren?
Als reactie op de laatste vraag geeft Rebecca een tip aan de deelnemers:
‘’Vraag altijd hoe lang je pitch mag zijn. Op basis daarvan kan je uitgaan van de regel dat 125 woorden op papier, afhankelijk van je spreeksnelheid, ongeveer 1 minuut in beslag neemt. Als je hier rekening mee houdt dan kan je uitrekenen hoelang je ongeveer bezig bent.’’
Je kan oefenen met twee vormen van pitchen:
- Het is slim om te beginnen met de hele pitch helemaal uit te typen of te schrijven. Dit zorgt ervoor dat je de structuur duidelijk hebt voor jezelf, wanneer zeg je wat? Als je de structuur op orde hebt kan je oefenen met steekwoorden.
- Je presentatie/pitch opschrijven in steekwoorden. Dit kan ervoor zorgen dat het natuurlijker over komt in plaats van uit je hoofd geleerd.
Oefen je presentatie niet in je hoofd, maar hardop. Dit kan tijdens een wandeling buiten of je kan een video opnemen. Als je jezelf dan terugziet kan het misschien lastig zijn om terug te kijken. Rebecca zegt dat je kritisch moet zijn, maar niet te kritisch op jezelf. Dingen die je eruit kan vissen en verbeteren zijn bijvoorbeeld hoe onderwerpen in elkaar overvloeien of hoe je erbij stond.
Het tweede onderdeel gaat over spanning en negatieve gedachten, en hoe je hier het beste mee kan omgaan. Rebecca vertelt dat je de spanning juist kan gebruiken om je presentatie goed te doen. Bij spanning komt namelijk adrenaline vrij. Het is wel belangrijk om deze niet de overhand te laten nemen omdat dit ervoor kan zorgen dat je niet lekker in je vel zit. Je lijf is je instrument bij presenteren, maar je hoofd kan je hierin belemmeren. Negatieve geïnternaliseerde overtuigingen en gedachten noemt Rebecca ‘blurts’. Voorbeelden hiervan zijn:
- Het publiek kan mij niet goed verstaan door mijn uitspraak
- Ik ben niet goed genoeg
- Ik kan mijn boodschap niet goed overbrengen
Deze blurts kun je omvormen naar iets positiefs. Zeg geen negatieve dingen tegen jezelf maar vertel de positieve dingen, zo kun je je angst overwinnen. Andere dingen die je kunt doen om rustig te blijven zijn:
- Geen of weinig koffiedrinken, koffie zorgt voor extra hartkloppingen
- Een warming up doen voor je stem en stemtechnieken oefenen. Hummen, mond ver open, mond pruilen zijn allemaal manieren waarop je de spieren in je gezicht en je lippen stimuleert. Als je dit voor een presentatie of pitch eventjes doet maak je contact met je geest en je lichaam (ook veelgebruikt bij mediteren en mindfulness) wat kan zorgen voor ontspanning.
- Blijf rustig ademhalen, dit kan helpen tegen een rood hoofd en stotteren. Goed blijven ademhalen zorgt voor rust in je lijf.
- Sta met beide voeten op de grond, zo heeft je buik ruimte om goed te ademen. Hierdoor sta je letterlijk sterker in je schoenen.
- Vertel je verhaal met een lach. Op deze manier straal je positieve energie uit en komt je verhaal bij mensen beter binnen.
Rebecca geeft het advies om bij zenuwen het publiek in secties op te delen (kijk eerst naar de rechterkant van de zaal, dan midden en dan naar links) Zo voelt het niet alsof je tegen een hele grote menigte praat. De deelnemers gaven elkaar ook tips zoals tegen één persoon in het publiek te spreken en veel te oefenen. Ook kan het helpen om gebruik te maken van humor. Als je het even niet meer weet kan je benoemen en er een grapje van maken. Humor houdt het luchtig, iedereen maakt wel eens fouten. Bovendien helpt lachen ook bij ontspanning. Een slokje water nemen en even pauze nemen om je gedachten te ordenen kan ook goed helpen.
Volgens Rebecca zijn er 5 kernelementen bij presenteren:
- Stem
- Lichaamstaal
- Inhoud
- Boodschap
- Setting
Bij stemgebruik en lichaamstaal vertelt Rebecca dat je bij een vraag je stem omhoog doet aan het einde van de zin, terwijl je bij een statement juist een lagere stem hebt. Zo maak je aan het publiek duidelijk wat belangrijk is voor hun om te weten. Een deelnemer merkt hier een interessant feitje op, namelijk dat dit afhankelijk is van taal en cultuur. In de Marokkaanse taal en cultuur is het namelijk precies andersom, en doe je je stem iets hoger als je een statement wil maken. Dit maakt het lastiger te schakelen tussen de verschillende manieren, je moet goed bewust zijn van je publiek wanneer je gaat presenteren.
Je online lichaamstaal is minstens net zo belangrijk als in het echt. Wat soms vergeten wordt bij online presenteren is dat je in je camera moet kijken als je mensen aanspreekt, en niet naar je scherm. Verder kun je als mensen reageren rondkijken op je scherm, dit mag best overdreven zodat mensen zien dat je aandacht aan ze besteed. Andere dingen waar je op moet letten om jezelf goed te presenteren:
- Een lach op je gezicht
- Achtergrond: is deze netjes, opgeruimd?
- Houding: rechtop zitten in plaats van uitgezakt in je stoel
- Camera positie: zet deze voor je gezicht, niet te hoog of te laag. Zet deze ook zeker niet te dichtbij je gezicht.
- Lichtinval: als het licht van achter je komt ben je niet goed te zien op beeld, ga daarom met je gezicht naar het licht toe zitten.
- Geluid: wanneer je niet over een rustige omgeving beschikt om je presentatie te geven, benoem dit dan. Benoem bijvoorbeeld dat het kan zijn dat mensen je kinderen op de achtergrond horen. Zo hoeven mensen zich niet af te vragen wat de achtergrondgeluiden zijn en leidt het niet af van je verhaal.
Aan het einde van de workshop geeft Rebecca een samenvatting van alle elementen van een pitch die samen komen in het punt ‘boodschap’. Hoe breng je deze het best over?
- Pas je boodschap en doel aan op je publiek: is het doel subsidie binnenhalen? Of nieuwe leden werven? Heb je te maken met andere culturen?
- Communiceer online de afspraken: iedereen staat op mute tenzij je praat bijvoorbeeld.
- Neem de tijd.
- Schets een voorbeeld, zo krijg je het publiek geboeid.
De deelnemende vrouwen worden verdeeld over breakout rooms om te oefenen met pitchen door middel van het door Rebecca opgestelde pitchformulier. Na afloop presenteert een van de vrouwen haar pitch, en daarmee wordt de workshop afgesloten.
Kortom, de professionaliseringsdag zat boordevol praktische tips over pitchen en online presenteren om zelf mee aan de slag te gaan. Neem deze tips goed door als je een presentatie moet geven of moet pitchen. Probeer bij de kern te blijven en neem je rust!
Powerpoint presentatie professionaliseringdag
Pitchformulier
Pitchformulier voorbeeld SPE
Website Rebecca Trouwee
