Verslag Professionaliseringsdag Digitalisering

Het SPE organiseert jaarlijks drie professionaliseringsdagen voor (vrouwen)organisaties in ons netwerk. Het doel van deze bijeenkomsten is om kennis, vaardigheden en handvatten te bieden, zodat de organisaties zich verder ontwikkelen en meer impact kunnen realiseren in het veld. Op vrijdag 27 november vond de laatste SPE bijeenkomst van 2020 plaats. De bijeenkomst stond in het teken van digitalisering en was bedoeld voor alle organisaties in het SPE netwerk die meer willen leren over het opzetten van succesvolle online activiteiten en het creëren van content voor sociale mediakanalen.

Single SuperMom: tips voor het werken met Facebook

Camelia van Single SuperMom verzorgt de eerste presentatie. Single SuperMom is een organisatie uit het SPE netwerk die zich inzet voor alleenstaande moeders in heel Nederland. Camelia vertelt hoe zij bewust Facebook als platform gebruikt om onlinetrainingen te verzorgen en om een besloten community te creëren voor de alleenstaande moeders. Ze kiest er bijvoorbeeld voor om trainingen te geven via een livestream op Facebook, omdat sommige deelnemers uit haar doelgroep niet goed overweg kunnen met digitale platformen als Zoom maar in hun dagelijks leven wel gebruik maken van Facebook. Daarnaast beheert Single SuperMom ook een besloten groep op Facebook met ruim 3000 leden. Het voordeel van een besloten Facebookgroep is dat de leden ervaringen kunnen delen en elkaar kunnen helpen en motiveren. Het is hiervoor wel noodzakelijk dat er regels worden opgesteld voor de groep en dat alle leden goed worden gecontroleerd op wie ze zijn voordat ze worden toegelaten tot de groep. Hierdoor kan er een veilige sfeer in stand worden gehouden in de groep en waarborg je de privacy van deelnemers. Voor het gebruik van Facebook geeft Camelia de volgende praktische tips:

• Om te bepalen wie je binnenlaat in een besloten groep kan je letten op of de persoon die tot de groep toe wilt treden veel berichten op zijn/haar eigen Facebookpagina heeft staan en veel Facebookvrienden heeft. Daarnaast kan je de naam opzoeken op Google en kijken of andere sociale media profielen ook overeenkomen met het Facebookprofiel van diegene. Als de persoon veel berichten plaatst en ook op andere sociale media actief is, is de kans groot dat diegene geen nepprofiel heeft aangemaakt en geen verkeerde bedoelingen heeft.
• Stel duidelijke regels op voor een besloten groep. Bijvoorbeeld dat personen die disrespectvol zijn worden verwijderd en dat er geen politieke, religieuze of commerciële berichten geplaatst mogen worden.
• Kies bewust wanneer je berichten plaatst in de besloten groep of op Facebook in het algemeen. De meeste mensen kijken vooral ‘s ochtends of ’s avonds op hun sociale media, dit is dus een goed moment om iets te plaatsen. Daarnaast kan het ook werken om op feestdagen of nationale dagen aan te sluiten in je bericht.
• Maak vooral gebruik van beeld in plaats van tekst in je bericht.
• Maak op je Facebookpagina duidelijk wat de expertise is van je organisatie.
• Creëer evenementen op Facebook en maak gebruik van je netwerk door relevante Facebookvrienden via Facebook een uitnodiging te sturen voor het evenement. Nodig bijvoorbeeld ook relevante samenwerkingspartners en de gemeente uit.

Nederlands Debat Instituut: succesvol een online bijeenkomst opzetten

Roderik van het Nederlands Debat Instituut gaat na Camelia dieper in op hoe je een online bijeenkomst kan laten slagen. Als je zelf een bijeenkomst online gaat organiseren moet je nadenken over de volgende zaken: hoe zorg ik ervoor dat de deelnemers vooraf weten hoe het online platform werkt en hoe ze in de vergadering kunnen komen? Hoe zorg ik ervoor dat de deelnemers hun aandacht bij de bijeenkomst kunnen houden? Hoe stimuleer ik interactie tussen de deelnemers? Het is handig om vooraf een plan op te stellen over hoe lang je bijeenkomst duurt, op welke momenten je de groep eventueel wilt opdelen in kleine groepen en welke ijsbrekers en opdrachten je wilt gebruiken. Roderik geeft hier tips voor en laat zelf bijvoorbeeld zien hoe je interactie kan creëren. Hij laat de aanwezigen zien hoe je makkelijk een vraag door iedereen kan laten beantwoorden door alle aanwezigen een groen object (voor ‘ja’) of een rood object (voor ‘nee’) voor de camera te laten houden. Daarnaast deelt hij de groep ook in drietallen op in zogenaamde ‘breakout rooms’, waarbij hij benadrukt dat het belangrijk is dat groepjes een concrete vraag hebben om over te praten en met minimaal 3 personen zijn. De aanwezigen van de bijeenkomst mochten in dit geval een voorwerp zoeken wat hen dierbaar was en daarover praten met elkaar om het ijs te breken. Naast deze voorbeelden van interactie geeft hij nog meer tips voor het laten slagen van een online bijeenkomst:

• Zoom is een makkelijke en gebruiksvriendelijke omgeving om te gebruiken voor bijeenkomsten met deelnemers die weinig ervaring hebben met digitale platformen.
• Het kan handig zijn om tegen deelnemers te zeggen dat ze een halfuur voor de aanvang van de bijeenkomst al mogen inloggen als ze uitleg willen krijgen over het online platform. Zo loop je geen vertraging op omdat je tijdens de bijeenkomst zelf nog dingen moet uitleggen.
• Spreek vooraf spelregels af met de deelnemers, bijvoorbeeld dat de microfoon van deelnemers uit moet staan tijdens de bijeenkomst en dat vragen in de chat gesteld mogen worden. Zorg dat er tijdens de bijeenkomst naast de spreker iemand anders in de gaten houdt of de microfoons ook echt uit staan en of er vragen in de chat worden gesteld die beantwoord moeten worden door de spreker.
• Om deelnemers te betrekken kan je met de bovengenoemde gekleurde objecten en ‘breakout rooms’ werken, maar ook een deelnemer direct een vraag stellen. Zorg er dan voor dat je de vraag persoonlijk aan één iemand richt en dat de vraag niet te moeilijk is zodat alle deelnemers zich op hun gemak voelen bij het beantwoorden van de vraag.
• Let op hoe je jezelf online presenteert: zorg voor een rustige achtergrond, een goed belichte kamer en duidelijk geluid. Daarnaast is het fijn voor deelnemers als je regelmatig in de camera kijkt en de camera op ooghoogte staat. Een spiekbriefje kan je eventueel aan je scherm plakken om af en toe onopvallend naar te kijken.

Voor een goede opbouw van je online bijeenkomst kan je de volgende richtlijnen aanhouden:

• Werk met korte blokken van maximaal 1,5 uur tijdens een bijeenkomst en geef daarna ruim tijd voor pauze. De gehele bijeenkomst zou niet langer dan 2,5 uur moeten duren. Zo houd je deelnemers het meest actief en betrokken bij de bijeenkomst.
• Begin met het introduceren van jezelf en het programma. Dit is ook het moment om de vooraf afgesproken regels nog eens door te nemen met de deelnemers.
• Bouw daarna een korte ijsbreker in. Denk hierbij aan het bovengenoemde voorbeeld met het rode en het groene object. Zo stimuleer je zowel actieve deelname aan je online bijeenkomst als interactie.
• Ga verder met het delen van je verhaal.
• Moedig interactie aan door het stellen van vragen aan de deelnemers.
• Werk met ‘breakout rooms’ wanneer je de deelnemers een opdracht geeft of een vraag wilt stellen die het niet toe laat om plenair besproken te worden. Dit kan bijvoorbeeld een wat persoonlijkere vraag zijn. Dit houdt deelnemers betrokken. Wanneer de groep weer compleet is kan je om terugkoppeling vragen van ieder groepje.
• Zorg voor een duidelijke afsluiting. Bespreek nogmaals wat jullie tijdens deze bijeenkomst gedaan hebben.
• Bied de deelnemers de ruimte om vragen te stellen na afloop.

Diversion: welke berichten op sociale media werken?

Hansje van Diversion sluit de bijeenkomst af met een presentatie over wat je als organisatie op je sociale media kan plaatsen. Ze bespreekt eerst met de aanwezige organisaties wat zij nu doen aan sociale media en tegen welke problemen zij aanlopen. Daarna adviseert ze hen om kritisch te kijken naar wat ze op hun sociale media willen overbrengen. Het is belangrijk om maar één boodschap over te brengen voor één specifieke doelgroep in een bericht op sociale media. Bedenk dus voordat je het bericht maakt voor wie je deze maakt, welke toon je daarbij moet gebruiken en op welke kanalen deze het beste geplaatst kan worden. Om de boodschap daarna succesvol over te brengen geeft ze de tip om te werken aan de hand van de ‘Succes’ formule van het boek ‘Made to Stick’ van Dan en Chip Heath. Die gaat als volgt:

• Simple: houd je boodschap compact, breng alleen de kern over.
• Unexpected: voeg een onverwacht element toe dat nieuwsgierig maakt en je lezer prikkelt.
• Concrete: zorg dat de boodschap makkelijk voor te stellen is, door bijvoorbeeld gebruik te maken van beeldspraak.
• Credible: zorg dat je boodschap geloofwaardig is door je expertise te benadrukken, details te geven en het persoonlijk te maken.
• Emotions: speel in op de emoties van je doelgroep waardoor je boodschap voelbaar wordt.
• Story: vertel een inspirerend verhaal met een duidelijk begin en einde, daardoor blijft de boodschap beter hangen.

Je hoeft niet al deze elementen in een bericht terug te laten komen om het bericht succesvol te maken, maar over het algemeen geldt wel: hoe meer elementen in het bericht zitten, hoe beter. Daarnaast gaf Hansje ook als tip mee dat beelden, zoals foto’s en video’s, vaak veel meer worden bekeken en beter worden onthouden dan berichten met alleen tekst.

Kortom, de professionaliseringsdag zat boordevol praktische tips over digitalisering om zelf mee aan de slag te gaan. Neem deze tips vooral nog eens door als je online een activiteit gaat organiseren. Probeer ook een halfuurtje vrij te maken in de week om iets op je sociale media te plaatsen want alle waardevolle activiteiten die jullie als organisaties neerzetten verdienen het om gezien te worden!